Biaya bisnis punya kebiasaan menarik: mudah bertambah, tetapi jarang berkurang dengan sendirinya.
Langganan software terus diperpanjang, biaya promosi naik, vendor lama tetap digunakan, dan berbagai pengeluaran kecil akhirnya dianggap normal hanya karena sudah ada sejak tahun sebelumnya.
Strategi Zero-Based Budgeting menawarkan cara berbeda. Alih-alih menjadikan anggaran lama sebagai titik awal, setiap biaya harus kembali membuktikan alasan keberadaannya.
Pendekatan ini membantu bisnis menemukan pengeluaran yang tidak lagi menghasilkan nilai sekaligus mengarahkan dana ke aktivitas yang benar-benar mendukung operasional dan pertumbuhan.
Apa Itu Zero-Based Budgeting?
Zero-Based Budgeting atau ZBB adalah metode penyusunan anggaran yang dimulai dari dasar nol. Setiap pengeluaran harus ditinjau dan dijustifikasi kembali sebelum mendapat alokasi dana.
Pendekatan ini berbeda dengan budgeting tradisional yang biasanya menggunakan angka periode sebelumnya kemudian menaikkan atau menurunkannya beberapa persen.
Corporate Finance Institute menjelaskan bahwa dalam ZBB, pendanaan diberikan berdasarkan kebutuhan dan efisiensi, bukan hanya karena sebuah biaya pernah muncul pada anggaran sebelumnya.
Tidak ada pengeluaran yang otomatis mendapat tempat dalam budget berikutnya.
Pertanyaan utamanya bukan lagi, “Berapa anggaran tahun lalu?” melainkan, “Kalau bisnis dibangun dari awal hari ini, apakah biaya ini masih akan dipilih?”
Mengapa Biaya Tidak Produktif Sulit Terlihat?
Sebagian besar pemborosan tidak muncul sebagai satu pengeluaran besar yang mencolok.
Masalahnya justru sering tersebar dalam puluhan biaya kecil: langganan yang jarang dipakai, paket software berlebihan, biaya perjalanan tanpa hasil jelas, jasa vendor yang tumpang tindih, hingga campaign marketing yang terus berjalan meski performanya turun.
Budgeting berbasis historis dapat membuat biaya tersebut terus terbawa dari tahun ke tahun karena fokusnya hanya pada perubahan nominal.
Gartner menjelaskan bahwa pendekatan ZBB memulai pembahasan dari blank slate dan memaksa stakeholder menilai kembali setiap pengeluaran serta memastikan alokasi dana tetap sesuai dengan prioritas strategis organisasi.
Inilah mengapa ZBB dapat menjadi alat untuk menemukan biaya yang selama ini tersembunyi di balik kebiasaan.
Kelompokkan Pengeluaran sebelum Mulai Memotong
Jangan langsung melihat spreadsheet lalu mencoret biaya terbesar.
Kelompokkan terlebih dahulu pengeluaran berdasarkan fungsi dan manfaatnya. Misalnya biaya yang wajib untuk operasional, biaya yang mendukung pertumbuhan, biaya pendukung, dan biaya yang manfaatnya mulai dipertanyakan.
Contohnya, biaya internet kantor mungkin wajib. Iklan dengan ROAS sehat bisa termasuk investasi pertumbuhan. Sementara tiga aplikasi berlangganan dengan fungsi hampir sama layak ditinjau.
McKinsey menjelaskan bahwa ZBB bekerja pada tingkat pengeluaran yang cukup granular untuk menentukan sumber daya yang sebenarnya dibutuhkan setiap unit bisnis.
Pendekatan tersebut membantu menghindari kesalahan klasik: memotong semua departemen dengan persentase yang sama tanpa memahami nilai ekonominya.
Minta Setiap Biaya Membuktikan Nilainya
Inilah inti Strategi Zero-Based Budgeting.
Setiap pengeluaran harus menjawab beberapa pertanyaan sederhana: apa tujuan biaya tersebut, siapa yang menggunakannya, hasil apa yang diperoleh, apakah ada alternatif lebih murah, dan apa yang terjadi jika pengeluaran dihentikan?
Misalnya perusahaan menghabiskan Rp12 juta per tahun untuk sebuah software marketing.
Jangan langsung memperpanjang hanya karena sudah digunakan dua tahun. Periksa jumlah pengguna aktif, fungsi yang digunakan, dan dampaknya terhadap produktifitas.
Jika hanya dua dari sepuluh fitur yang digunakan dan ada alternatif Rp5 juta per tahun, bisnis memiliki peluang menghemat Rp7 juta tanpa mengganggu operasi.
Deloitte menjelaskan bahwa ZBB meminta setiap program dan pengeluaran dijustifikasi kembali pada awal siklus anggaran untuk memperoleh pendanaan.
Gunakan Konsep Must Have, Should Have, dan Nice to Have
UMKM tidak harus menggunakan framework yang rumit.
Salah satu cara praktis adalah membagi pengeluaran menjadi tiga kelompok.
Must have adalah biaya yang diperlukan agar bisnis tetap beroperasi, memenuhi kewajiban, atau menghasilkan produk.
Should have memberikan manfaat nyata, tetapi masih bisa dioptimalkan.
Nice to have memberi kenyamanan atau manfaat terbatas dan menjadi kandidat pertama untuk dikurangi.
Misalnya mesin produksi utama jelas termasuk must have. Software analitik yang membantu keputusan mungkin should have. Sementara fasilitas premium yang hampir tidak digunakan dapat masuk nice to have.
Pengelompokan ini membuat diskusi anggaran lebih objektif. Yang dievaluasi bukan siapa pemilik budget, tetapi seberapa besar nilai aktivitas tersebut terhadap bisnis.
Lakukan Analisis Biaya hingga Level Aktivitas
Pengeluaran sering terlihat masuk akal pada level departemen, tetapi berbeda ketika diturunkan ke aktivitas.
Misalnya biaya marketing Rp200 juta per tahun terlihat normal.
Setelah dipecah, ternyata Rp80 juta digunakan untuk kampanye yang menghasilkan pelanggan dengan baik, Rp50 juta untuk konten, Rp40 juta untuk event dengan hasil kecil, dan Rp30 juta untuk tools.
Sekarang manajemen dapat melihat bagian mana yang layak dipertahankan.
Prinsip ZBB bukan sekadar mengurangi total biaya. McKinsey menekankan bahwa pendekatan ini dapat digunakan untuk membebaskan sumber daya agar dialihkan ke penggunaan yang lebih produktif dan mendukung pertumbuhan.
Jadi, Rp40 juta dari event yang tidak efektif bisa dialihkan ke channel marketing dengan economics lebih kuat.
Hindari Memotong Biaya Produktif Secara Berlebihan
ZBB mudah disalahartikan sebagai program penghematan ekstrem.
Padahal memotong terlalu dalam dapat menimbulkan kerugian baru.
Mengurangi maintenance mesin mungkin menghemat uang bulan ini tetapi meningkatkan risiko kerusakan. Mengurangi customer service bisa menekan biaya gaji tetapi memperburuk retention pelanggan.
McKinsey menemukan bahwa program pengurangan biaya tidak selalu berkelanjutan.
Dalam satu analisis terhadap 238 perusahaan yang mengumumkan program cost reduction, hanya 26% yang mampu mempertahankan pengurangan tersebut selama empat tahun, dan hanya 17% yang sekaligus berhasil tumbuh.
Karena itu, fokus ZBB sebaiknya adalah efesiensi, bukan sekadar angka penghematan terbesar.
Buat Target Reinvestasi dari Hasil Penghematan
Penghematan akan lebih bernilai ketika memiliki tujuan.
Misalnya evaluasi ZBB menghasilkan efisiensi Rp150 juta per tahun. Jangan otomatis membiarkan seluruh dana menghilang dari budget.
Sebagian dapat dialihkan untuk meningkatkan kapasitas produksi, teknologi, pengembangan produk, atau channel pemasaran dengan return lebih tinggi.
McKinsey menyebut pendekatan ZBB yang matang dapat menjadi semacam “reinvestment machine”, yaitu sistem yang tidak hanya mencari penghematan tetapi juga mengarahkan dana yang dibebaskan menuju peluang pertumbuhan.
Mindset ini penting agar tim tidak melihat ZBB sebagai ancaman, tetapi sebagai cara meningkatkan kualitas penggunaan modal.
Jadikan Review Biaya sebagai Kebiasaan
ZBB penuh setiap bulan tentu terlalu berat bagi banyak UMKM.
Solusinya adalah menggunakan review bertahap.
Biaya besar dapat dievaluasi setiap kuartal. Langganan software bisa diperiksa sebelum renewal. Vendor dapat ditinjau setiap enam atau dua belas bulan.
Gartner pada 2026 juga membahas bagaimana prinsip zero-based budgeting dapat diterapkan secara berkelanjutan untuk terus menguji pengeluaran dan kaitannya dengan nilai bisnis, bahkan tanpa menjalankan program ZBB penuh.
Dengan begitu, pengelolan biaya tidak hanya dilakukan ketika bisnis sedang mengalami tekanan kas.
Strategi Zero-Based Budgeting membantu bisnis berhenti menganggap biaya lama sebagai sesuatu yang otomatis diperlukan.
Evaluasi setiap pengeluaran berdasarkan kebutuhan, hasil, dan alternatifnya, lalu arahkan penghematan ke aktivitas yang lebih produktif.
Mulailah dari kategori biaya terbesar dan lakukan review secara berkala agar anggaran tetap ramping tanpa mengorbankan kemampuan bisnis untuk tumbuh.