Ketika bisnis masih kecil, hampir semua pengeluaran biasanya melewati pemilik. Cara ini terasa aman, tetapi mulai menjadi masalah ketika transaksi meningkat.
Pembelian kecil ikut menunggu persetujuan direktur, sementara transaksi besar terkadang lolos karena proses approval tidak jelas.
Mengembangkan Approval Matrix membantu bisnis menentukan siapa yang boleh menyetujui pengeluaran, sampai nominal berapa, dan dalam kondisi seperti apa persetujuan tambahan diperlukan.
Sistem ini membuat kontrol biaya lebih kuat tanpa membuat proses pembelian menjadi lambat dan penuh birokrasi.
Apa Itu Approval Matrix?
Approval matrix adalah aturan yang menentukan siapa memiliki kewenangan menyetujui transaksi berdasarkan faktor tertentu, seperti nominal, departemen, jenis pengeluaran, atau tingkat risiko.
Misalnya supervisor memiliki kewenangan sampai Rp2 juta, manajer sampai Rp20 juta, sedangkan transaksi di atas Rp20 juta harus mendapat approval direktur.
Dalam sistem procurement modern, konsep serupa diterapkan melalui purchase limit dan approval limit.
Oracle NetSuite, misalnya, dapat membandingkan nilai requisition dengan batas pembelian seorang karyawan dan meneruskannya kepada approver yang mempunyai limit memadai.
Jadi, approval matrix bukan sekadar daftar jabatan. Ia merupakan struktur kewenangan yang menghubungkan nilai transaksi dengan orang yang bertanggung jawab.
Mulai dari Memetakan Jenis Pengeluaran
Jangan langsung membuat batas nominal.
Pertama, identifikasi jenis transaksi yang paling sering terjadi dalam bisnis.
Contohnya pembelian stok, biaya marketing, perjalanan dinas, software subscription, maintenance, reimbursement, pembelian aset, jasa profesional, dan pembayaran vendor.
Setiap kategori memiliki risiko berbeda.
Pembelian alat tulis Rp500.000 jelas tidak membutuhkan kontrol yang sama dengan pembelian mesin Rp500 juta. Begitu pula pembayaran rutin kepada vendor lama berbeda dengan transfer pertama kepada vendor yang baru dibuat.
Dengan pengelompokan ini, approval matrix menjadi risk-based dan tidak hanya nominal-based.
COSO menekankan bahwa internal controls mendukung tujuan operasi dan keandalan informasi, bukan sekadar kepatuhan administratif. Karena itu, kontrol sebaiknya disesuaikan dengan risiko nyata yang ingin dikurangi.
Tentukan Level Persetujuan Berdasarkan Nominal
Setelah kategori transaksi tersedia, tentukan batas kewenangan.
Contoh sederhana untuk UMKM:
Pengeluaran sampai Rp1 juta dapat disetujui supervisor.
Rp1–10 juta membutuhkan manajer.
Rp10–50 juta memerlukan kepala fungsi atau finance manager.
Lebih dari Rp50 juta membutuhkan direktur atau pemilik.
Angka tersebut hanya ilustrasi. Bisnis dengan omzet Rp500 juta per tahun tentu membutuhkan limit berbeda dibanding perusahaan dengan omzet Rp100 miliar.
Oracle menggunakan prinsip approval limit yang sama dalam workflow pembelian. Jika nilai permintaan melewati limit approver pertama, transaksi dapat diteruskan ke level berikutnya sampai ditemukan pejabat dengan kewenangan yang mencukupi.
Tujuannya bukan membuat sebanyak mungkin approval, melainkan menyesuaikan level pengawasan dengan besarnya exposure.
Jangan Membuat Pemilik Menyetujui Semuanya
Approval matrix yang buruk sering terlihat seperti ini:
Semua transaksi harus disetujui owner.
Memang terlihat aman. Namun seiring pertumbuhan bisnis, owner berubah menjadi bottleneck.
Purchase order terlambat, supplier menunggu, kegiatan marketing tidak bisa berjalan, dan tim menghabiskan waktu mengejar approval.
Solusi yang lebih sehat adalah mendelegasikan batas tertentu kepada manajemen.
Misalnya kepala marketing memiliki budget bulanan Rp100 juta, tetapi setiap transaksi sampai Rp10 juta bisa disetujui sendiri selama masih sesuai budget. Di atas itu, finance atau direktur ikut masuk.
Oracle mendokumentasikan workflow yang memungkinkan approval dilakukan berdasarkan hierarki, custom routing, serta batas kewenangan tertentu. Workflow juga dapat menentukan approver berikutnya secara otomatis.
Dengan begitu, pemilik tetap mengendalikan transaksi material tanpa harus menjadi approver setiap pembelian kecil.
Pisahkan Requester dan Approver
Mengembangkan Approval Matrix tidak cukup hanya menentukan nominal. Perhatikan juga siapa yang meminta dan siapa yang menyetujui.
Idealnya, seseorang tidak membuat pengeluaran lalu menyetujui transaksinya sendiri.
Misalnya marketing staff membuat request Rp8 juta untuk campaign. Approval diberikan marketing manager. Finance kemudian memverifikasi dokumen sebelum pembayaran.
ICAEW memasukkan authorisation dan segregation of duties sebagai aktivitas penting dalam sistem internal control. Pemisahan tersebut mengurangi risiko satu orang memiliki kendali penuh atas sebuah transaksi.
Jika tim UMKM masih kecil, pemisahan sempurna mungkin sulit.
Gunakan compensating control. Contohnya manager boleh membuat sekaligus menyetujui transaksi kecil, tetapi laporan pengeluaran direview owner setiap minggu.
Yang penting, semakin tinggi nilainya, semakin kecil kemungkinan satu orang mengendalikan seluruh proses.
Gunakan Dual Approval untuk Transaksi Berisiko Tinggi
Tidak semua transaksi besar harus menggunakan satu approver saja.
Untuk transaksi tertentu, gunakan dual approval.
Misalnya pembelian aset Rp200 juta membutuhkan persetujuan Operations Director dan Finance Director.
Dengan begitu, satu pihak mengevaluasi kebutuhan bisnis, sedangkan pihak lain mengecek dampaknya terhadap anggaran dan cash flow.
Dual approval juga bisa diterapkan pada:
perubahan rekening bank supplier, pembayaran vendor baru, kontrak jangka panjang, transaksi pihak terafiliasi, atau pembayaran di luar budget.
ICAEW menekankan bahwa proses pembayaran akan memiliki oversight lebih kuat ketika initiation, approval, dan execution melibatkan lebih dari satu orang sehingga tidak ada single point of failure.
Pendekatan ini jauh lebih berguna dibanding hanya memperbanyak tanda tangan untuk semua transaksi.
Hubungkan Approval dengan Budget
Persetujuan transaksi seharusnya menjawab dua pertanyaan.
Apakah orang tersebut memiliki kewenangan?
Dan apakah anggarannya tersedia?
Bayangkan marketing manager memiliki approval limit Rp15 juta. Ia kemudian menyetujui campaign Rp12 juta.
Secara limit transaksi memang boleh.
Namun jika marketing budget tahunan sudah habis, transaksi tersebut seharusnya membutuhkan review tambahan.
Karena itu, approval matrix idealnya bekerja bersama budget control.
Buat status seperti within budget dan outside budget.
Transaksi Rp5 juta yang masih di dalam budget mungkin hanya membutuhkan satu approval. Pengeluaran Rp5 juta di luar anggaran dapat membutuhkan finance meskipun nominalnya kecil.
Dengan pendekatan ini, pengelolan pengeluaran tidak hanya berfokus pada siapa yang boleh menandatangani, tetapi juga apakah transaksi tersebut masih sesuai rencana keuangan.
Buat Aturan Khusus untuk Vendor Baru
Vendor baru memiliki risiko berbeda dengan supplier yang sudah bekerja sama selama bertahun-tahun.
Misalnya staf memasukkan vendor baru dengan invoice Rp7 juta. Secara nominal mungkin cukup disetujui manager.
Namun proses vendor onboarding sebaiknya memerlukan kontrol tambahan.
Periksa legalitas, rekening pembayaran, kontak, dokumen pajak yang relevan, dan potensi conflict of interest sesuai kebutuhan perusahaan.
Perubahan nomor rekening vendor juga sebaiknya tidak langsung mengikuti email yang diterima.
Approval matrix bisa menentukan bahwa perubahan data pembayaran membutuhkan verifikasi finance atau pihak kedua sebelum transaksi berikutnya dilakukan.
Dengan cara ini, matrix mengendalikan bukan hanya berapa banyak uang keluar, tetapi juga kepada siapa uang tersebut dikirim.
Otomatisasi Workflow jika Transaksi Mulai Banyak
Spreadsheet dapat digunakan ketika transaksi masih sedikit.
Namun jika approval mulai mencapai puluhan atau ratusan request per minggu, automated workflow menjadi lebih efektif.
Oracle menyediakan contoh workflow requisition yang dapat menggunakan approval hierarchy, approval limits, notifications, approve/reject actions, alternate approvers, serta penguncian transaksi ketika statusnya masih pending approval.
Konsep serupa dapat diterapkan melalui accounting software atau procurement system yang digunakan bisnis.
Keuntungan otomatisasi adalah audit trail.
Perusahaan dapat melihat siapa membuat request, kapan transaksi dikirim, siapa menyetujui, siapa menolak, dan kapan status berubah.
Data tersebut sangat membantu ketika terjadi dispute atau audit.
Review Approval Matrix secara Berkala
Approval matrix tidak boleh dibuat sekali kemudian digunakan selamanya.
Ketika bisnis berkembang, nominal transaksi ikut berubah.
Limit Rp5 juta mungkin cukup material ketika omzet perusahaan Rp1 miliar. Lima tahun kemudian, angka yang sama mungkin sudah menjadi pengeluaran rutin.
Review setidaknya setiap tahun atau ketika terdapat perubahan besar seperti pembukaan cabang, reorganisasi, investasi besar, atau pergantian manajemen.
Periksa juga approval bottleneck.
Jika direktur harus menyetujui 500 transaksi per bulan, limit mungkin terlalu rendah.
Sebaliknya, jika transaksi besar bisa disetujui terlalu mudah, kontrol mungkin terlalu longgar.
Matrix yang baik harus menemukan keseimbangan antara governance dan kecepatan operasonal.
Mengembangkan Approval Matrix membantu bisnis menentukan siapa yang berhak menyetujui pengeluaran dan seberapa besar kewenangannya.
Mulailah dari jenis biaya, tentukan batas nominal, pisahkan requester dan approver, serta berikan kontrol tambahan untuk transaksi berisiko.
Buat matrix yang sederhana terlebih dahulu, lalu evaluasi secara berkala agar pengendalian biaya tetap kuat tanpa memperlambat bisnis.